Поиск по этому блогу

7 февр. 2019 г.

Можно ли подтвердить расходы копиями документов, если нет оригиналов?

При утрате или потере документов необходимо организовать их восстановление. 

Документы подтверждающие реализацию восстановить сможете быстро, большая часть времени уйдет на ожидание почтовых пересылках, а для подтверждения расходов вместо оригиналов можно использовать копии документов. Но это должны быть копии, заверенные в установленном порядке. Такой порядок прописан в Национальных стандартах — ГОСТах.

Так, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) копия документа — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией является такая, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
В заверенной по всем правилам копии под реквизитом «Подпись» указаны (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст):
  • слово «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • его собственноручная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения копии. Заверительная отметка может быть рукописной или в виде штампа.
Кроме того, в ней должна быть надпись о месте хранения оригинала:
«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»).
И все это должно быть заверено печатью.
Если копия оформлена именно так, ее можно принять к учету. Это подтверждает Минфин в письме от 22.04.2019 № 03-11-11/28986. В рекомендации разъяснения даны для УСН, но полагаем, что применимы они и к налогу на прибыль. Ведь требования к расходам для этих двух режимов одинаковые.
Использовать простые ксерокопии, отсканированные, факсимильные и т. п. копии для налогообложения рискованно. Налоговики их точно не примут. Хотя отстоять расходы, принятые по факсовым копиям, в суде компаниям удавалось (см., например, постановления АС Московского округа от 03.11.2015 № Ф05-14748/2015, ФАС Северо-Западного округа от 02.12.2010 № Ф07-11552/2010).